書類の断捨離!過去10年分の家計簿をデータ化してモノの質量を減らす

ルーズリーフや手帳などで書いた「紙」の家計簿、どうしていますか?こうした書類は増える一方ですよね。今回はこのやっかいな書類をスッキリさせる方法を探ります。

なぜなら、自分が他界した後で誰が処分するか?と思うから。故人が肉筆で書いた日々の記録って本当に捨てにくいのです(経験済み)。やっぱり「紙」で家計簿を取っておくのはやめよう!と。

とはいえ・・・自分や家族の成長、失いたくない記憶もけっこうあります。簡単にポイっと捨てられません。私みたいに過去に執着せず、処分できる方は手放せるなら良いけれど、記録を残しておきたい方もいらっしゃると思います。そこでちょっと考えてみませんか。

目次

記録を残した後、どう使う?

まず、何らかの方法で記録を残したとして、その記録は将来どう使うでしょう。

ここ結構大事です。 どこまで、何を、何の目的で残すかです。だって何か月も前の野菜やお肉の値段を残しておく必要は無いですよね。それよりも・・・例えば旅行したとき美味しかった食事とか、嬉しかったプレゼントの記録、慶弔の内容とかになると思います。

ここではそういう記録をどう残すか?という事です。目的に合った残し方をすれば後々もスッキリしますよね。

もし、過去の思い出として記録しておくだけならスマホで撮影して残せば即、解決。金額を見返したいのなら、検索機能があるアプリやエクセルなどでザっと残せば後々便利。

いやいや、パソコンやスマホなどの電子機器は使いたくない、大きなイベントだけちょっと記録しておけば良いんだからという場合、連用日記の空きスペースに書き添えるのも良い方法です。

そこで今回は以下の方法を紹介します。過去の記録はエクセル入力が1番おすすめです。(私はそうしています。)

  • スマホのスクリーンショットで画像として残す
  • スマホアプリに主要な情報だけ転記
  • エクセルに必要な情報だけ転記
  • 番外編:5年10年連用日記に一部手書き転記

これらを説明する前にちょっとだけ。データの保存先はどこにするか決めていますか?

紙の記録をデータ化したらクラウドへ

保存先を個人の媒体(スマホやパソコン)に置いておくのは気が進みませんよね。

壊れたり機種変更したり、ログインできなくなったりしたら全てムダになってしまいます。いや大丈夫、別の媒体にバックアップとってるから!という場合も安心できません。紛失、水没、破損…とリスクは高いんですよね。

保存先やバックアップは 「クラウド」にあげるのがオススメです。 個人的には、これをしないならデータ化しない方が良いとさえ思います。 クラウドって?という方にちょっと説明しておきます。

今は誰もがデータ共有できる無料のサービスがあるんです。

クラウドとは?

英語で「雲」といいます。まさに雲にデータを預けるイメージ。インターネットなどを経由して資源をサービスの形で提供する利用形態。

つまり、個人の媒体(スマホ、パソコン、デジカメなど)に入っているデータを別の場所に預けることで、媒体が変わってもいつでも自由に取り出したり削除したり、共有したりできます。

私はGoogleを利用中。Googleアカウントがあれば、最初の15GBは無料で使えます。Googleアカウントを作るのも無料です。「グーグルドライブ」で検索すると分かりやすく説明したサイトが沢山あります。

では、残し方それぞれ簡単に説明します。

スマホのスクリーンショットで画像として残す

いちばん手っ取り早いのはこれ。景色を撮影するようにパシャっと残し、年や月毎にまとめてタイトル付け保存してしまえばOK。情報が少なければ簡単です。

ただ、この方法は後で振り返ったとき大変です。例えば、あの時の旅行はいつ頃行ったんだっけ?どのくらいお金がかかったんだっけ?という場合に記憶をたどって、その前後の画像を片っぱしから見なくてはいけないから。

なので、後で振り返る事を求めておらず、ただ記録しておくならこの方法がいちばん簡単。 スキャナーがある場合は「PDF」化することでより鮮明に残せます。最近はコピー機でも、PDFにしてデータとして残せる場合があります。

PDFとは?

「Portable Document Format」の略。データを紙に印刷したときの状態をそのまま保存できるファイル形式。コピー機でコピーをしたとき、液晶画面で確認画像を見たときのようなイメージ(コピー機種による)です。

スマホアプリに必要な情報だけ転記

画像として残すのではなく、ちゃんと文字や数字を打ち込む場合はどうでしょう?今はスマホで使える便利なアプリが沢山あります。気に入ったアプリがあるなら、必要な情報だけを転記入力していけば良いですよね。

ただ・・・これも気になる事があります。

制限された場所への入力は根気が必要です。そして、注意したいのはアプリのサービスが終わった時どうなるのか、媒体を変えたときに引き継げない事があることです。手間暇かけて入力したのに使えなくなったら大変です。

保存先がどうなっているのか、媒体が変わっても使えるのかチェックしてから使うべきですよね。アプリは便利だけど、開発側の制限があるので、臨機応変には使えません。

そこで・・・もしPCやタブレットをお持ちなら、エクセル (Excel) 入力が断然オススメです。もしお持ちでないなら、後述する番外編も検討されると良いと思いますよ。

エクセル(Excel)とは?

Microsoft社が開発、販売している数値データを扱った表計算ソフトです。

エクセルに必要な情報だけ転記

いちばんのオススメはMicrosoft社のエクセル(Excel)です。エクセルの何が良いかというと、電卓で計算する必要がないし、ちょっと計算式を入れれば特定のデータを抽出して比較も出来る。平均値や並べ替えも瞬時にしてくれます。

いやいや、そこまで使い込まない。単に家計簿や日々の記録をちょいと付けるだけ・・・という場合はMicrosoft社の公式ソフトを使わなくてもOK。というのも、古いバージョンの買い切りでも1万円は軽く超えてしまうからです。

「エクセルそっくり」または「マイクロソフト エクセル 無料」などで検索すると、実にいろんなサービスが出てきます。 Microsoft社がクラウド版として無料で提供しているサービス、エクセルそっくりの安価なソフトがあります。 しっかりエクセルを学びたいとか、仕事で使うとかではないなら、Microsoft公式じゃなくても良いと思います。

私が使っているのは「キングソフトオフィス」。中古のノートPCを購入したときにオプションで追加購入したものです。エクセル・ワード・パワーポイントにそっくりなオフィスが入って2千円前後でした。シリアル番号さえ控えておけば、媒体が変わっても再度ダウンロードして使えます。

番外編:5年10年連用日記に一部を手書き転記

う~ん・・・データ化するのが良いのは分かる。でも過去の情報をデータ入力するなんで面倒! 増えて行く書類が嫌なだけ。 という場合は連用日記を利用するのも良い方法です。

私は2021年から5年連用を使っていて、大きなイベントと関連する金額を書いています。日々の家計簿はエクセル入力していますが、お金の動きを見るだけなのでデータが消えてもOKと割り切っています。

日々の出来事やお金の流れが、5年や10年で1冊ならさほど邪魔になりません。

書類は少なく!モノの質量を減らそう

今回は「紙」の家計簿をシンプルに残す方法、以下4つを紹介しました。

  • スマホのスクリーンショットで画像として残す
  • スマホアプリに主要な情報だけ転記
  • エクセルに必要な情報だけ転記
  • 番外編:5年、10年日記に一部手書き転記

私の場合、過去の「紙」家計簿はエクセルに入力。終わったら紙の家計簿は処分します。気が向いたら主要な項目だけを印刷(エクセルならこの作業も簡単)して連用日記に挟んでおくかもしれません。今後は日々の家計簿はエクセル入力で流れをつかみ、大きなイベント記録は連用日記に一部転記となりそうです。

私が結婚した当時は個人が使う携帯電話がようやく出た頃で、インターネットを繋ぐにも大変でした。なので家計簿は「紙」が当たり前。2010年頃まで何となく「紙」で付けたり付けなかったりの日々でした。振り返ってみると紙の良さを実感していて、本当はデータ入力より「紙」が好きです。

けれど、日々増えて行く書類を自分以外の誰かに片付けてもらうのは申し訳ない。 いつかその日は必ず来るのです。書類は最低限に。シンプルに。どこに何をどれだけ残しているか明確にしたいですね。

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